การทำนัดหมายนั้นถือเป็นจุดเริ่มต้นของการสร้างความสัมพันธ์ที่สำคัญที่สุดอย่างหนึ่ง ระหว่างเจ้าของธุรกิจและลูกค้า ถ้าขาดเรื่องนี้ไปหรือไม่มีประสิทธิภาพมากพอ อาจทำให้ธุรกิจมีฐานลูกค้าเกิดขึ้นได้ยาก ซึ่งต้องยอมรับว่าปัจจัยสำคัญที่ทำให้ธุรกิจดำเนินอยู่ได้นั้น คือ ลูกค้า และการที่มีลูกค้าเข้ามาใช้บริการมากมายนั้น เจ้าของธุรกิจจะทำอย่างไรล่ะ เพื่อให้สามารถทำงานได้อย่างรวดเร็ว สะดวก ลดความเสี่ยงในเรื่องการรอรับบริการที่นานเกินไป วันนี้เราจึงมีเคล็ดดีๆที่ช่วยลดความผิดพลาดของการทำนัดหมาย มาฝากทุกคนครับ
1. นัดหมายรายบุคคล
การนัดหมายให้เสร็จสิ้นเป็นรายบุคคล ช่วยลดปัญหาการนัดหมายความซ้ำซ้อนและป้องกันการจำสลับกันสำหรับคนที่ต้องรับผิดชอบงานหลายอย่างในเวลาเดียวกัน
2. มีการกำหนดช่วงเวลาให้ชัดเจน
หากคุณต้องนัดหมายลูกค้าพร้อมกันหลายคน ภายในสัปดาห์เดียวกัน ควรมีการกำหนดช่วงเวลาให้ชัดเจน และสะดวกด้วยกันทั้งสองฝ่าย เช่น สะดวกช่วงเวลา 9.00 น. และ 12.00 น.ของวัน และภายในสัปดาห์นั้น สะดวกวันไหนบ้าง เพื่อให้ลูกค้าเช็กตารางนัดหมายที่สะดวกตรงกัน
3. บันทึกทุกครั้งที่มีการนัดหมาย
สิ่งที่ควรทำทุกครั้งที่นัดหมายสำเร็จ คือ บันทึกรายละเอียดทั้งหมดให้ครบถ้วน ไม่ว่าจะเป็นชื่อคนนัดหมาย สถานที่ และเวลา เมื่อนัดคนแรกเสร็จสิ้นแล้ว จึงค่อยนัดคนต่อไป กรณีที่รอการติดต่อกลับหรือติดต่อไม่ได้ ให้ส่งข้อความไปแจ้งการนัดหมาย เพราะสำหรับลูกค้าบางรายไม่นิยมติดต่อกลับในสายที่ไม่รู้จัก ซึ่งอาจเป็นเพราะปัญหาบริษัทประกัน บัตรเครดิตธนาคาร เซลส์ขายสินค้า โทรมารบกวนบ่อยครั้ง จนไม่รู้ว่าสายไหนเป็นเรื่องงานสายไหนโทรมาเพื่อขายสินค้า หลังจากติดต่อได้แล้วควรกำชับว่า รบกวนขอคำตอบภายในวันนี้หรือพรุ่งนี้เพื่อเร่งรัดเวลาในการนัดหมายให้รวดเร็วยิ่งขึ้น
4. ไม่ควรพยายามจำทุกอย่างภายในครั้งเดียว
หากเราเป็นบุคคลขี้ลืม ไม่ควรอย่างยิ่งที่จะพยายามจำทุกอย่างให้ได้ภายในครั้งเดียวแล้วปล่อยผ่านไป ควรมีการจดบันทึกระหว่างการทำนัดหมายและทบทวนอีกครั้งกับผู้นัดหมาย เพื่อป้องกันความผิดพลาดและเป็นการยืนยันข้อมูลที่ได้รับว่าถูกต้องครบถ้วนหรือไม่
5. ตัวช่วยเล็กๆด้วยกระดาษโน๊ต
กระดาษแผ่นเล็ก ๆ นี้แหละที่จะช่วยเตือนความจำได้เป็นอย่างดี จึงควรใช้กระดาษโน๊ตให้เป็นประโยชน์ โดยเลือกติดในที่ที่มองเห็นได้ง่าย และจัดระเบียบการติดไม่ให้ดูเยอะจนเกินไป อันไหนที่ดำเนินการเสร็จแล้วก็กำจัดออก อย่าปล่อยไว้ให้ทับถมกันจนมั่วและไม่น่ามอง หรือจะประยุกต์หลัก “Frist in Frist out” มาใช้ก็ได้ กล่าวคือ การเข้าก่อนออกก่อน นั้นเอง จะกล่าวให้เข้าใจได้ง่ายขึ้นอีก ก็เปรียบเสมือนการซื้อของใช้ หากซื้อเข้ามาก่อน ใช้งานก่อน ก็ย่อมเสื่อมสภาพก่อน จึงต้องเคลียร์ออกไปก่อน นำหลักนี้มาใช้กับกระดาษโน๊ตบันทึกเรื่องการนัดหมายได้โดยการเคลียร์กระดาษที่นัดหมายดำเนินการเสร็จแล้วออกไปก่อนนั้นเอง
และ 5 เคล็ดลับดังกล่าวนี่แหละครับ ที่เป็นตัวช่วยสำคัญในการทำนัดหมายที่มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น ช่วยให้ธุรกิจสามารถติดตามลูกค้าทั้งหมดได้ง่าย ช่วยป้องกันความผิดพลาดจากการนัดหมายซ้ำซ้อน ช่วยกำหนดเวลานัดหมายที่แน่นอน เป็นที่พอใจของลูกค้าที่มีเวลาน้อย ทำให้ลูกค้ารู้สึกตัวเองว่ามีความสำคัญ รวมทั้งเป็นการยกระดับในการทำธุรกิจอย่างมืออาชีพอีกด้วยครับ
ทางทีมงาน Jeracloud หวังว่าบทความนี้จะมีประโยชน์กับท่านผู้อ่านที่ต้องการจะเปิดคลินิกบ้างไม่มากก็น้อยนะครับ เปิดคลินิกแล้วมองหาระบบบริหารจัดการคลินิกเฉพาะทางสำหรับคลินิกความงาม สามารถติดต่อขอดู Demo ได้ที่ LINE @jeracloud หรือ โทร 082-198-8938