ทำไมต้องจ่ายค่ามัดจำก่อน ? จำเป็นไหมที่ต้องมัดจำค่าบริการ? แล้วถ้ายกเลิกบริการจะได้ค่ามัดจำคืนไหม ? คำถามเหล่านี้คงเป็นสิ่งที่คนไข้มักจะถามกับทางคลินิกอยู่บ่อยๆ ซึ่งคำถามเหล่านี้อาจจะสร้างความหงุดหงิดแก่เจ้าหน้าที่หลายท่าน เพราะนอกจากต้องตอบคำถามซ้ำๆกับคนไข้หลายๆท่านแล้ว ก็นับว่าเป็นการเพิ่มงานของเจ้าหน้าที่เองด้วย โดยเจ้าหน้าที่หลายท่านคงสงสัยเช่นเดียวกับคนไข้ใช่ไหมละครับ ว่าทำไมต้องจ่ายมัดจำก่อน ทั้งที่ในวันเข้ารับบริการก็ต้องจ่ายค่าบริการทั้งหมดอยู่แล้ว วันนี้ผมจะช่วยไขข้อข้องใจนี้และช่วยแนะนำรูปแบบ และเกณฑ์การเก็บค่ามัดจำคร่าวๆให้กับทางคลินิกนำไปใช้ประโยชน์ด้วยนะครับ
ก่อนอื่นต้องทำความเข้าใจก่อนว่าการมัดจำช่วยสร้างประโยชน์ให้กับทางคลินิกอย่างไร
1.เพื่อเป็นการจองสิทธิ์วัน เวลา ในการเข้ารับบริการ
ซึ่งทางคลินิกจะให้สิทธิ์กับคนไข้ที่มัดจำเท่านั้น เพื่อป้องกันปัญหาการละเมิดสิทธิ์ของคนไข้ท่านอื่นที่ต้องการเข้ารับบริการในวัน เวลาเดียวกัน และช่วยลดปัญหาคนไข้ไม่เข้ารับบริการตามวัน เวลาที่นัดหมาย
2. เพื่อช่วยให้ทางคลินิกลดต้นทุนค่าใช้จ่ายที่เกิดจากคนไข้ไม่เข้ารับบริการตามวัน เวลาที่นัดหมาย
ตัวอย่างเช่น ในการเข้ารับบริการของคนไข้แต่ละครั้งนั้น ทางคลินิกต้องเตรียมอุปกรณ์ ซึ่งอุปกรณ์บางอย่างจะต้องเป็นการสั่งซื้อมาเตรียมไว้ก่อนแล้วหรืออุปกรณ์ทางแพทย์บางชนิดเมื่อแกะออกจากหีบห่อแล้วมีอายุการใช้งานที่สั้นลง หากคนไข้ไม่เข้ารับบริการตามวัน เวลาที่นัดหมาย จะทำให้คลินิกเสียค่าใช้จ่ายในส่วนนี้ไปเลยล่ะครับ
3. เพื่อจัดเตรียมบุคลากรหรือพนักงาน
คลินิกจำเป็นต้องมีการจัดตารางเวลางานล่วงหน้า เพื่อไม่ให้เกิดความผิดพลาด ซึ่งบุคลากรบางท่านเป็นเจ้าหน้าที่เฉพาะทางที่ทางคลินิกต้องเชิญมาจากภายนอก
คิดค่าบริการเป็นชั่วโมง ถึงแม้ว่าคนไข้จะเข้ารับบริการหรือไม่ ทางคลินิกก็ต้องจ่ายค่าเสียเวลาให้บุคลากรหรือเจ้าหน้าที่เฉพาะทางอยู่ดีครับ
ต่อไปมาทำความรู้จักรูปแบบการมัดจำกันครับ
ในที่นี้ผมสรุปมาให้ 3 ประเภทครับ
1. มัดจำสินค้า บริการ
การมัดจำยาหรือบริการ นิยมใช้กับสินค้าที่ทางคลินิกขายไม่ว่าจะเป็น ครีมบำรุงผิว วิตามิน ที่เป็นสินค้าของทางคลินิก หรือกรณีที่เป็นการเข้ารับบริการแบบรายครั้ง ตัวอย่างเช่น มัดจำบริการเสริมคาง 1 ครั้ง คนไข้สามารถทำการวางเงินมัดจำบางส่วนเพื่อจองสิทธิ์รับโปรโมชั่นไว้ก่อนและจ่ายส่วนที่เหลือในวันเข้ารับสินค้าหรือเข้าใช้บริการจริงครับ
2. มัดจำคอร์ส
การมัดจำคอร์ส เป็นการมัดจำที่ได้รับความนิยมมากที่สุด เพราะทั้งในมุมของคนไข้ที่ให้ความรู้สึดคุ้มค่ากว่าซื้อเป็นบริการรายครั้ง และเป็นการขายได้ที่ได้เงินมากกว่าการขายแบบรายครั้ง สามารถนำเงินส่วนนี้มาหมุนเวียนในคลินิกได้ โดยที่ส่วนที่แตกต่างจากข้อที่แล้วก็คือ ในบางคลินิกให้คนไข้แบ่งจ่ายได้เรื่อยๆ พร้อมกับเข้ารับบริการตามจำนวนคอร์สครับ ทั้งนี้ก็ขึ้นอยู่กับการตลาดแต่ละคลินิกนั้นเองครับ
3. มัดจำยอดเงิน
มัดจำยอดเงิน เป็นหนึ่งตัวเลือกให้แก่คนไข้ที่ยังตัดสินใจไม่ได้ ว่าจะนำเงินส่วนนี้มาใช้กับกับอะไร ซึ่งคือการที่คนไข้วางเงินมัดจำไว้กับทางคลินิก แต่ยังไม่ทราบว่าจะเข้ารับบริการอะไร โดยวันที่เข้ารับบริการจริงคนไข้สามารถเลือกบริการที่ต้องการและตัดใช้ยอดเงินที่มัดจำไว้และจ่ายเพียงส่วนต่างที่เหลือครับ
แล้วในกรณีที่คนไข้ยกเลิกบริการจะคืนค่ามัดจำหรือไม่ ?
ปกติแล้วการยกเลิกบริการโดยทางคนไข้เองนั้น ทางคลินิกจะไม่คืนค่ามัดจำให้หรือถ้าคืนก็อาจจะคืนไม่เต็มจำนวน ขึ้นอยู่กับข้อกำหนดของแต่ละคลินิก แต่ส่วนใหญ่แล้วเพื่อไม่อยากให้คนไข้เสียผลประโยชน์ หลายๆคลินิกจะเลือกใช้วิธีการนำเงินมัดจำเก็บไว้กับคลินิก เมื่อคนไข้มาใช้บริการในครั้งถัดไปก็จะนำเงินมัดจำส่วนดังกล่าวไปหักลบออกจากค่าบริการ ให้คนไข้จ่ายเพียงส่วนต่างเท่านั้น ซึ่งวิธีนี้จะทำให้คนไข้พอใจและรู้สึกว่าคลินิกแฟร์กับคนไข้มากกว่านั่นเอง
แล้วปัญหาของการทำมัดจำมีอะไรบ้าง?
ทุกกลยุทธ์ย่อมมีทั้งจุดแข็งและจุดอ่อน แม้แต่การทำมัดจำเองก็ไม่สามารถที่จะหลีกเลี่ยงความจริงข้อนี้ไปได้เช่นกัน แต่หากเรารู้ถึงต้นตอของปัญหาเราก็สามารถรับมือกับมันได้อย่างไม่ยากเย็น เรามาดูกันว่า ปัญหาของมัดจำและวิธีแก้ปัญหาเหล่านั้น มีอะไรกันบ้าง
1. ไม่รู้ว่าคนไข้คนไหนมัดจำ แล้วไม่รู้ว่ามัดจำเท่าไหร่
ปัญหาสุดคลาสสิคที่เกิดขึ้นบ่อยมากๆกับหลายๆคลินิกก็คือ การที่ไม่รู้ว่ามีลูกค้าคนไหนบ้างที่มัดจำเข้ามา รวมถึงไม่รู้ว่าลูกค้ามัดจำเท่าไหร่ ปัญหานี้ทำให้พนักงานต้องคอยกลับไปค้นข้อมูลแชทหรือหลักฐานการโอนเงิน ซึ่งหากมัดจำนั้นเกิดขึ้นมานานแล้วอาจทำให้แชทที่บันทึกเอาไว้หมดอายุ หรือหาหลักฐานการโอนเงินไม่เจอ อาจส่งผลให้เกิดความคลาดเคลื่อนของข้อมูล ทำให้คนไข้สามารถใช้จุดบอดนี้ในการเอาเปรียบทางคลินิกเพื่อให้คลินิกเสียผลประโยชน์ รวมถึงเสียชื่อเสียงอีกด้วย
แม้ปัญหานี้จะมีวิธีการแก้ไขที่ง่ายแสนง่ายอย่างการเขียนบันทึกลงในสมุด แต่วิธีการเหล่านั้นก็ไม่สามารถที่จะตอบโจทย์ได้อย่างเต็มประสิทธิภาพ เพราะหากสิ่งที่เก็บข้อมูลนี้อยู่กับคนใดคนหนึ่ง จะทำให้คนอื่นๆไม่สามารถอัพเดทหรือเข้าถึงเพื่อรับบริการคนไข้ และการบันทึกอย่างไม่เป็นระบบอาจส่งผลให้การทำงานยังคงยุ่งยากไม่ต่างจากเดิมก็เป็นได้ ดังนั้นทางคลินิกจึงต้องมีระบบที่สามารถเก็บบันทึกข้อมูลที่ละเอียด ไม่ว่าจะเป็นรายละเอียดการมัดจำ ว่าคนไข้มัดจำอะไร มัดจำด้วยเงินจำนวนเท่าไหร่ ชำระเงินวันไหน มัดจำสินค้า/บริการ อะไร รวมถึงการบันทึกหลักฐานการชำระเงิน ซึ่งโปรแกรมบริหารคลินิก JERA Cloud สามารถเก็บข้อมูลได้คลอบคลุมทุกรายละเอียดที่กล่าวมา รวมถึงสามารถใช้งานออนไลน์ ให้พนักงานทุกคนสามารถตรวจสอบรายการมัดจำของคนไข้ได้ง่ายๆ ผ่านมือถือหรือแท็บเล็ต สามารถทำงานได้แม้ว่าจะเป็นวันหยุดของคลินิกก็ตาม
2. การคืนเงิน
หากคลินิกมีนโยบายในการคืนเงินมัดจำคนไข้ รายละเอียดของการคืนเงินก็เป็นสิ่งที่ไม่ควรมองข้ามเช่นเดียวกัน เพราะนอกจากจะป้องกันไม่ให้คนไข้เอาเปรียบในการเรียกเงินคืนจากคลินิกหลายครั้งแล้ว ยังลดปัญหาการคำนวณยอดรายวันหรือสรุปยอดตอนสิ้นเดือนอีกด้วย เพราะปกติแล้วหลายๆคลินิกจะเก็บข้อมูลบิลใบเสร็จที่เป็นรายรับของคลินิกอย่างเดียว หากคลินิกละเลยการเก็บข้อมูลส่วนนี้อาจทำให้พนักงานต้องลำบากตามหายอดที่หายไปตอนปิดคลินิกหรือตอนทำรายงานสรุปตอนสิ้นเดือนอีกด้วย
นอกจากปัญหาที่กล่าวมาข้างต้นแล้ว สำหรับคลินิกที่ไม่มีนโยบายในการคืนเงิน แต่เปิดให้คนไข้นำเงินมัดจำไปหักออกจากค่าบริการในครั้งถัดไป หรือเปิดให้คนไข้เปลี่ยนคอร์สที่มัดจำได้ ปัญหาก็จะคล้ายๆกับการคืนเงินมัดจำ ซึ่งก็คือหากเราไม่มีการบันทึกว่าคนไข้ได้นำเงินมัดจำมาหักออกจากค่าบริการแล้ว อาจทำให้คนไข้ใช้จุดบอดตรงนี้ในการบอกกับพนักงานว่ายังไม่เคยนำเงินมัดจำมาใช้ ทำให้คลินิกเสียรายรับที่ควรจะได้ไปอย่างน่าเสียดาย
ดังนั้นทางคลินิกควรที่จะมีการเก็บข้อมูลที่รองรับการเก็บเงินมัดจำไว้ใช้ในครั้งถัดไป รวมถึงรองรับการเปลี่ยนคอร์ส และเก็บประวัติเพื่อเป็นหลักฐานให้กับคนไข้เพื่อความเข้าใจที่ตรงกัน ด้วยโปรแกรมบริหารคลินิก JERA Cloud ที่สามารถเก็บทุกรายละเอียดการมัดจำ และสามารถออกใบเสร็จสำหรับการมัดจำเพื่อเป็นหลักฐานให้คนไข้ ไปจนถึงแสดงช่องทางชำระเงินในใบเสร็จเพื่อให้คนไข้เป็นชัดเจนว่ามีการมาใช้ยอดเงินที่มัดจำไปแล้วจริง พร้อมรายงานสำหรับมัดจำโดยเฉพาะ อีกทั้งยังรองรับการคืนเงิน หรือเก็บเงินมัดจำไว้ใช้ในครั้งถัดไปได้อีกด้วย
กล่าวโดยสรุปก็คือ มัดจำเป็นกลยุทธ์ที่ช่วยให้คลินิกได้รับเงินมาก่อนที่คนไข้จะมาใช้บริการ โดยสามารถนำเงินส่วนดังกล่าวในการหมุนเวียนในคลินิก ซึ่งหากไม่มีการเก็บข้อมูลที่ดีอาจเป็นปัญหาที่ทำให้คลินิกปวดหัวได้ เพื่อให้การมัดจำทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและไม่สร้างภาระให้กับคลินิก ทางคลินิกควรมีระบบริหารจัดการที่รองรับการทำมัดจำสำหรับคลินิกความงามโดยเฉพาะ ผมขอแนะนำโปรแกรมบริหารคลินิก JERA Cloud ที่ออกแบบระบบให้คลอบคลุมทุกด้านของธุรกิจคลินิกความงาม รองรับการมัดจำทั้งมัดจำสินค้า มัดจำคอร์ส มัดจำยอดเงิน รองรับการคืนเงินและการเปลี่ยนคอร์ส อีกทั้งยังสามารถใช้งานได้ทุกที่ ทุกเวลา บนโน๊ตบุ๊ค แท็บเล็ต หรือมือถือ แบบไม่จำกัดเครื่องอีกด้วย