ปฎิเสธไม่ได้เลยว่าในทุกวันนี้ฐานข้อมูลต่าง ๆ ของลูกค้า กลายมาเป็นสิ่งสำคัญลำดับต้น ๆ ในการเก็บประวัติลูกค้า อ้างอิงจากสถิติของ Superofffice ธุรกิจส่วนใหญ่ให้ความสำคัญกับ Customer Experience ถึง 45.9% รองลงมาคือ Product 33.6% และ Pricing อยู่ที่ราว ๆ 20.5% จึงไม่ใช่เรื่องน่าแปลกใจที่ในทุกๆธุรกิจ หันมาให้ความสำคัญกับการเก็บรวบรวมฐานข้อมูลต่าง ๆ ของลูกค้า และมองหาโปรแกรมเข้ามาเพื่อใช้จัดเก็บฐานลูกค้า ไม่ว่าจะเป็นโปรแกรมออฟไลน์ที่ถูกใช้มาอย่างยาวนาน Excel Spreadsheet หรือโปรแกรมบริหารคลินิกออนไลน์ที่มีระบบคลาวด์สุดทันสมัยอย่าง Jera ที่รองรับการจัดเก็บฐานข้อมูล ทำประวัติ เเละดูการรักษา สถิติการใช้งานย้อนหลัง ได้อย่างง่ายดาย
ก่อนอื่นเรามาทำความรู้จักกับ Spreadsheet กันก่อว่ามันคืออะไร?
หากให้อธิบายแบบเห็นภาพง่าย ๆ Spreadsheet เปรียบเสมือนตารางขนาดใหญ่ มีทั้งแนวนอนที่เรียกว่า แถว(Row) และแนวตั้งที่เรียกว่า คอลัมน์(Column) โดยช่องที่อยู่ในตารางจะเรียกว่า เซลล์(Cell) โดยวิธีการเรียกเซลล์ช่องต่างๆ จะเรียกโดยกำหนดแถวตั้งเป็นตัวอักษร และแถวนอนเป็นตัวเลข ยกตัวอย่างเช่น เซลล์ A1 หมายถึงแถวตั้งที่ 1 และแถวนอนที่ 1 เป็นต้น
หน้าที่หลัก ๆ ของ Spreadsheet ในคลินิก ส่วนใหญ่แล้วจะใช้สำหรับจัดเก็บข้อมูลต่าง ๆ ที่มีการคำนวณหรือเกี่ยวกับการรักษา ไม่ว่าจะเป็น การเก็บบันทึกค่าDF ข้อมูลทางด้านการเงิน สต๊อกสินค้า ฯลฯ ใช้จัดเก็บข้อมูลเพื่อนำเสนอข้อมูลในรูปแบบต่าง ๆ และนำข้อมูลที่จัดเก็บมาอ้างอิง รวมถึงใช้วิเคราะห์วางแผนต่าง ๆ ในธุรกิจต่อไป แม้ว่า Spreadsheet จะถือเป็นสื่งที่ช่วยในการคำนวณและจัดเก็บข้อมูลได้ แต่สำหรับธุรกิจที่มีสินค้าบริการ คอร์สที่ต้องการนำเสนอขาย และต้องการมากกว่าแค่การเก็บฐานข้อมูลลูกค้าธรรมดาๆ อีกทั้งยังต้องการความสเถียรหรือความปลอดภัยขั้นสุดในทุกๆข้อมูลของลูกค้า ยังถือว่ามีอีกหลายเหตุผลที่ตัวโปรแกรม Spreadsheet นี้ยังไม่ตอบโจทย์กับธุรกิจความงามเท่าที่ควร
ปัญหาในการใช้ Spreadsheet เก็บฐานลูกค้า
1. เสี่ยงข้อมูลสำคัญหายได้ง่าย
มันคงเป็นเรื่องที่เหมือนโลกถล่มลงมาตรงหน้า หากเผลอลบข้อมูลสำคัญไปแบบไม่ตั้งใจ หรือจู่ ๆ โปรแกรมที่ใช้เก็บฐานลูกค้าดัน Error เปิดไฟล์ไม่ได้ และข้อมูลสำคัญบางส่วนหายไป เเม้กระทั้ง คอมพิวเตอร์โดนไวรัสโจมตีเรื่องเหล่านี้ เป็นเรื่องที่เราเห็นกันอยู่บ่อยครั้ง สามารถเกิดได้ทุกเมื่อเเละไม่ทันตั้งตัว ซึ่งเรื่องนี้เป็นสิ่งที่เลวร้ายมาก เพราะเมื่อข้อมูลที่ใช้อัพเดทวันต่อวันหายไปหรือไม่สามารถเข้าถึงได้ คลินิกหรือทีมขายย่อมพลาดการปิดการขายในวันนั้นไปอย่างแน่นอน ดังนั้นคลินิกที่มีสินค้าที่ต้องการขายหรือให้บริการคอร์ส ควรจะเลือกใช้ระบบเก็บฐานข้อมูลที่ได้ประสิทธิภาพ และเชื่อมั่นได้ว่าข้อมูลสำคัญจะถูกเก็บไว้ในระบบทั้งหมด ไม่หายไป และเข้าถึงได้ตลอดทุกเมื่อที่ต้องการอย่าง โปรแกรม Jera ที่สามารถเข้าถึงได้ทุกที่ ทุกเวลา บนทุกอุปกรณ์ของคุณไม่ว่าจะบนคอมพิวเตอร์ โน๊ตบุ๊ค แท็บเล็ต หรือมือถือก็ตาม
2. สร้างรายงานการขายหรือรวบรวม Sales Pipeline ได้ยาก
สำหรับใครที่ไม่เคยได้ยินคำนี้มาก่อน Sales Pipeline คือ ระบบ การวางแผนการขาย หรือเครื่องมือที่ช่วยในการบริหารจัดการยอดขายได้ตั้งแต่ขั้นแรก ยันขั้นตอนการปิดการขาย โดยจะช่วยให้เราเห็นภาพกระบวนการขายทั้งหมดได้ชัดเจน เพื่อที่พนักงานจะสามารถเข้าใจตรงกันได้ โดยใช้ข้อมูลอ้างอิงจากพฤติกรรมของผู้ซื้อ
สำหรับหัวหน้าทีมขายแล้วจำเป็นต้องรวบรวม Sales Pipeline ของลูกน้องทีมขายทุก ๆ คน ซึ่งก็จะขึ้นอยู่กับความถี่ของแต่ละคลินิกว่าจะเป็นรายวัน รายสัปดาห์หรือรายเดือน หากคลินิกไหนมีทีมขายเยอะเท่าไหร่ การรวบรวมข้อมูลก็จะยิ่งใช้เวลานานมากขึ้น อีกทั้งข้อมูลอาจตกหล่นได้ จากการคีย์ผิดหรือการลืมคีย์ของพนักงาน ทำให้คลินิกจำเป็นที่จะต้องลดเวลาที่เสียไปกับการรวบรวม Sales Pipeline โดยหันมาเลือกใช้เครื่องมือ ที่สามารถจัดการข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพ สำหรับระบบริหารคลินิก JERA ที่มีการประมวลผลสรุปข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว มีทั้งรายงานการตลาด รายงานติดตามว่าลูกค้าเคยซื้ออะไรไป หรือเเม้เเต่สรุปออกมาเป็น dashboard ให้ดูได้ง่ายมากขึ้น ทำให้เป็นเครื่องมือที่ตอบโจทย์อย่างมากสำหรับการทำ sales pipeline ในปัจจุบัน
3. เมื่อข้อมูลถูกแก้ไขแล้ว ไม่สามารถตรวจสอบย้อนหลังได้
สำหรับ Spreadsheet โดยเฉพาะอย่างยิ่งในไฟล์ ที่ต้องใช้โปรแกรมในการเก็บไฟล์แบบ Offline เมื่อกดบันทึกข้อมูลแล้วจะไม่สามารถตรวจสอบได้ว่าข้อมูลส่วนที่ถูกแก้ไขไปคือข้อมูลอะไร นอกเหนือจากการเผลอกดบันทึกข้อมูลทับแบบไม่ได้ตั้งใจแล้ว ยังรวมไปถึงการปรับข้อมูลหรือเปลี่ยนแปลงตัวเลขอีกด้วย เเต่ถ้าเป็นโปรแกรมบริหารคคลินิก Jera แล้ว คลินิกสามารถตรวจสอบได้ทันทีว่า เจ้าหน้าที่คนไหนทำการเเก้ไขข้อมูล เเละยังกำหนดสิทธิ์ได้อีกด้วยว่า พนักงานคนไหนสามารถมีหน้าที่อะไรอย่างละเอียด และยังกำหนดการเข้าถึงข้อมูลในโปรแกรมได้อีกด้วย
4. ข้อมูลอยู่กระจัดกระจายกัน
สำหรับทีมขายที่จำเป็นต้องคิดโปรโมชั่น ต่างๆจากสถิติที่ผ่านมา ของลูกค้าเพื่อนำมาซึ่งการปิดการขายกับลูกค้า แน่นอนว่าจำเป็นต้องใช้ข้อมูลหรือเอกสารจากหลายส่วนประกอบเข้าด้วยกัน สำหรับ Spreadsheet แบบทั่วไป จะไม่สามารถรวมข้อมูลทุกอย่างเอาไว้ในที่เดียวกันได้ ข้อมูลลูกค้าอาจจะเเยกคนละส่วนกัน ทำให้ต้องเสียเวลาในการรวบรวมข้อมูลเพิ่มเพื่อให้ได้ข้อมูลที่ต้องการ ดังนั้นการเลือกใช้เครื่องมือที่สามารถรวบรวมข้อมูลไว้ที่เดียวกันอย่าง รายงานเชิงการตลาดของโปรแกรม Jera ย่อมทำให้ง่ายต่อการค้นหา และเพิ่มประสิทธิภาพของการทำงานเป็นทีมให้ดียิ่งขึ้น
5. ข้อมูลต่าง ๆ ถูกอัพเดทด้วยการกรอกข้อมูลจากการพิมพ์เอง เสี่ยงต่อการผิดพลาด ตกหล่นหรือไม่มีเวลาอัปเดต
เวลาเป็นสิ่งที่มีค่าที่สุดในทุกธุรกิจ สำหรับงานการกรอกข้อมูลที่ต้องอาศัยเวลา ความละเอียด และรอบคอบ แต่เมื่อต้องกรอกข้อมูลในธุรกิจที่มีทีมขายในการนำเสนอขายสินค้าหรือบริการ ทีมขายควรที่จะใช้เวลาทุ่มเทไปกับงานขายให้มากที่สุด อีกทั้งทุกวันนี้มีลูกค้ามาจากหลายช่องทางไม่ว่าจะ walk-In, Line, Facebook, Instagram, tiktok และอื่นๆอีกมากมาย ยิ่งข้อมูลมีมากขึ้น หากต้องมาคอยนั่งหาข้อมูลทุกครั้งก็จะเสียเวลา และเป็นการลดโอกาสในการปิดการขายไปด้วย ดังนั้นคลินิกจึงควรเลือกใช้เครื่องมือหรือโปรแกรมที่ช่วยให้เรื่องการบันทึกข้อมูลและสถิติต่าง ๆ ได้อย่างแม่นยำ เพื่อลดการเสียเวลาในการกรอกข้อมูล สำหรับโปรแกรม Jera ก็มีรายงานสรุปรวมให้ค้นหาได้ง่าย เเละตอนทำประวัติให้ลูกค้า ยังสามารถดึงข้อมูลจากเครื่องอ่านบัตรประชาชน ทำให้สามารถทำประวัติลูกค้าได้อย่าง รวดเร็ว ได้ข้อมูลที่แม่นยำและยังป้องกันความผิดพลาดจากการพิมพ์ผิดของพนักงานได้อีกด้วย
6. ทีมขายหรือเซลส์ลาออก ข้อมูลยากต่อการส่งต่อ หรืออาจสูญหายไปกับเซลส์ที่ลาออกไปด้วย
สำหรับทีมขายที่ใช้ Spreadsheet ในการเก็บข้อมูล ส่วนใหญ่แล้วเมื่อมีเซลส์ลาออก ข้อมูลก็จะอยู่ในไฟล์ที่เซลส์คนนั้น ๆ รับผิดชอบ ยากต่อการถ่ายโอนให้กับพนักงานคนอื่นหรือกลุ่มอื่น ๆ ที่จะมารับช่วงต่อ หรือหากส่งต่อหรือถ่ายโอนได้ ก็จำเป็นต้องใช้เวลาในการศึกษาข้อมูล รวมถึงข้อมูลสำคัญอาจตกหล่นได้ ทำให้คลินิกจำเป็นต้องเลือกระบบที่ได้ประสิทธิภาพเพื่อนำมาใช้ในรับมือเหตุการณ์นี้ที่อาจเกิดขึ้นได้ตลอดเวลา ยกตัวอย่างเช่น ฟีเจอร์ค้นหาประวัติลูกค้าของ Jera หรือรายงานยอดขาย จะช่วยส่งต่อรายการขาย และลูกค้าของพนักงานขายที่ลาออก ไปยังพนักงานขายหรือกลุ่มคนที่จะมารับช่วงต่อได้ แบบไม่พลาดทุก Leads ที่จะเปลี่ยนเป็นลูกค้าที่ซื้อสินค้าหรือใช้บริการในคลินิกเลยทีเดียว
การใช้ Spreadsheet นั้นแต่ละขั้นตอนต้องลงมือทำเอง การเพิ่มรายละเอียดของการซื้อแต่ละครั้ง อาจต้องใช้เวลาเพิ่มนานเป็นชั่วโมง เพื่อให้ครอบคลุมทุกส่วนที่เกี่ยวข้องกับการขาย ทำให้ไม่เหมาะกับคลินิกที่ต้องการขายได้เร็ว ขายได้จริง และปิดการขายได้อย่างมีสิทธิภาพเท่าที่ควร การเปลี่ยนมาเลือกใช้เครื่องมือที่ช่วยเก็บฐานข้อมูลลูกค้าได้อย่างสมบูรณ์แบบ คำนวณสถิติและรายงานต่างๆให้อัตโนมัติ เครื่องมือเหล่านี้จะช่วยให้ทีมขาย ลดทอนการเสียเวลา และจัดการข้อมูลที่แสนยุ่งเหยิงได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยเฉพาะอย่างยิ่งระบบCRM ของ Jera ที่เป็นแพลตฟอร์มบริหารงานคลินิกความงาม ออกแบบมาเพื่อคลินิกความงามโดยเฉพาะ สามารถติดตามการทำงานของเซลส์ได้อย่างเป็นระบบ สามารถนำผลที่ได้ไปวัดผลใช้ในการตลาดได้เป็นอย่างดี มีการรวบรวมข้อมูลที่จำเป็นสำหรับการทำ Sales Report ช่วยประหยัดเวลาในการทำงาน เเละยังมีเครื่องมือครบทุกด้านของธุรกิจคลินิกความงาม ช่วยให้เซลส์ทำงานได้อย่างคล่องตัว ไม่ว่าจะมีทีมขาย 5 คน หรือ 500 คนก็สามารถใช้งานได้อย่างลงตัว!
ทางทีมงาน Jeracloud หวังว่าบทความนี้จะมีประโยชน์กับท่านผู้อ่านที่ต้องการจะเปิดคลินิกบ้างไม่มากก็น้อยนะครับ เปิดคลินิกแล้วมองหาระบบบริหารจัดการคลินิกเฉพาะทางสำหรับคลินิกความงาม สามารถติดต่อขอดู Demo ได้ที่ LINE @jeracloud หรือ โทร 082-198-8938
ขอบคุณสำหรับที่มาของข้อมูลดีๆเหล่านี้ด้วยครับ